Tout texte gagne à être structuré en fonction de son contenu et son contenu à être exprimé dans une structure qui en facilite la compréhension. Dans toute communication la structure peut être porteuse d'une partie du message si elle ne joue pas d'interférence et ne crée pas de bruit à l'expression de ce message.
Cette structure (macro-structure) du texte devrait être sensible avant même toute opération
de mise en forme, par la seule utilisation des sauts de lignes (retour de chariot) pour en dégager
les blocs. Les principes avancés ici relèvent donc tous d'une séparation de la forme et du contenu
et s'intéressent à l'organisation des éléments graphiques d'un texte dans un dispositif de saisie
du texte ignorant la mise en page, c'est à dire un éditeur de texte en opposition à un traitement
de texte.
Le rôle du titre est d'offrir au lecteur un indice sur le contenu du texte, dirigeant à l'avance son attention par anticipation. Plus ce titre sera évocateur du contenu et représentatif des attentes qu'il crée, plus il fera corps avec le texte et plus il aidera à la cohérence du tout. Un texte devient cohérent par l'organisation de ses marques de textualisation qui balisent en quelque sorte la lecture et en favorisent ainsi le décodage et la rétention en mémoire.
Un texte affiche habituellement un seul titre principal. Graphiquement, ce titre sera séparé par au moins une ligne le démarquant ainsi du corps du texte.
Les sous-titres sont d'autres marques de textualisation. On pourrait aussi les appeler des titres de sections. Ils jouent le même rôle par rapport à la section que le titre en rapport avec l'ensemble des sections.
Une section est composée de paragraphes, chacun exprimant une idée. L'ensemble des idées ou des paragraphes composant une section ont en commun de servir l'idée générale et en particulier l'intention affichée par le titre de la section.
Chaque paragraphe est à son tour composée de phrases. Une phrase est un ensemble de mots permettant l'expression d'une idée. Les phrases d'un même paragraphe partagent entre elles un même souffle fixant le sens à accorder au paragraphe. Graphiquement, un paragraphe est identifié par un espace, un saut de ligne, le séparant du précédent. Sans ces sauts de lignes le paragraphe perd son identité pour l'oeil chargé de parcourir un texte.
Le nombre de paragraphes qui peuvent composer une section n'est pas fixe. Il peut varier grandement en fonction du sujet, du souffle de l'auteur de l'intention du message général et du rôle de la section par rapport à l'ensemble des sections d'un texte.
Un paragraphe peut contenir des lignes brisées. C'est le cas des vers d'un poème et de toute situation où l'on veut forcer un retour à la ligne. On dira que le paragraphe a priorité sur les lignes brisées qui peuvent faire partie d'un paragraphe ou même le constituer en entier. Par contre une nouvelle ligne ne crée pas automatiquement un paragraphe, puisqu'elle demeure collée à la précédente la nouvelle ligne fait toujours partie de l'ensemble de lignes qui constituent le paragraphe, puisqu'il n'y a pas de saut de ligne séparant cette ligne des précédentes.
Cette façon de voir ne s'applique pas à l'utilisation du traitement de texte où la création d'une nouvelle ligne est associée à la création d'un nouveau paragraphe. L'affichage des marques dans Word par exemple fera apparaître une marque de paragraphe... Mais lorsqu'on sépare la forme du contenu et que des marques spécifiques de textualisation sont utilisées pour identifier les sections du texte seul un saut de ligne permet de séparer un paragraphe d'un autre.
Les sections peuvent parfois être imbriquées et s'assujettir les unes aux autres dans un ordre hiérarchique. Elles exprimeront alors leur position dans la hiérarchie par des marques de retrait et l'insertion de sous-titre de taille distincte.
Les listes représentent un regroupement de phrases dans un ordre particulier qui méritent notre attention de par leur fréquence d'utilisation et les caractéristiques propres qui les démarquent des autres paragraphes.
Comme les paragraphes, elles doivent être considérées en blocs et être clairement identifiables telles quelles. Deux principaux types de listes seront utilisés:
Les premières sont surtout représentées par des puces en début de ligne. Les éléments qu'elles contiennent n'entretiennent pas un ordre d'importance entre eux. Graphiquement elles peuvent présenter des puces rondes, des tirets, des diamants en forme de losange, des cercles creux, mais aussi de petites illustrations, comme des icônes.
Les secondes utiliseront tantôt des chiffres, tantôt des lettres pour exprimer l'importance d'un élément au-devant des autres, dans une structure hiérarchique.
Historiquement, les listes remontent aux origines de l'écriture et représentent probablement nos premières manifestations d'intelligence écrite, dans un souci de vouloir créer des regroupements porteurs de sens. Sur le plan de la communication graphique, elles méritent une attention spécifique et un traitement les mettant en valeur.
Le propre du tableau est de brosser dans un coup d'oeil une comparaison entre diverses valeurs reflétant une situation particulière. Il permet l'affichage d'idées spécifiques par l'élaboration d'une structure de données de type comparatif. Il favorise une vision globale, s'opposant en cela au texte suivi qui présente une structure plus linéaire.
Il ne faut pas abuser des tableaux. Ils peuvent à certains moments permettre l'expression de comparaison et une vue d'ensemble mais ils sont toujours chargés de sens et méritent eux aussi un espace graphique adéquat.
De façon générale, on évitera donc d'utiliser des tableaux ne contenant qu'une seule cellule à seule fin de créer une marge ou une bordure autour d'un texte, puisque ce procédé relève davantage de la mise en forme que du traitement des données.
